Eugeniusz W. Roguski: Te zadania należy podzielić na dwie grupy: cele dla PCA i cele indywidualne dla mnie.

 

W PCA nietrudno było znaleźć zadania do wykonania. Regularnie i rzetelnie dokonywane są przeglądy zarządzania, audyty i audity wewnętrzne. Ich wyniki, wskazane tam słabe punkty i diagnozy, były dla mnie wskazówkami. Wystarczy punkt po punkcie je realizować. Indywidualne cele, to plan, by wdrożyć taki system zarządzania, który znam z poprzednich miejsc pracy, a którego tutaj nie było. Czyli raczej wprowadzenie nowych narzędzi, a nie rewolucja w zakresie wprowadzenia nowych metod działania, strategii, polityki – te pozostają bez zmian. Natomiast, jako osoba tutaj nowa, staram się wnieść do sposobu zarządzania doświadczenie wyniesione z poprzednich miejsc pracy (instytut naukowo-badawczy, szkoła wyższa, administracja państwowa).

 

 

E.W.R.: Wielu z naszych klientów miało do nas pretensje o długo trwające procesy. Rozumiem ich irytację. Sam, kiedy pracowałem w poprzednim miejscu, proces akredytacji podległego mi laboratorium trwał tak długo, że utraciliśmy znaczną część przychodów, bo były uzależnione od zdobycia statusu laboratorium akredytowanego. Nikt nie akredytuje tylko dlatego, że tak chce. Wnioski o akredytację są wynikiem jednego z dwóch przymusów. Jednym jest przymus prawny, drugim ekonomiczny. Klient albo musi, bo z racji regulacji prawnych jest do tego zobligowany, albo akredytuje laboratorium żeby zaistnieć na rynku i móc wiarygodnie świadczyć swoje usługi. Wiarygodność jest dla niego wręcz bezcenna – może decydować o jego być albo nie być na rynku. Za akredytacją stoją pieniądze i my to rozumiemy. Ta sprawa jest porządkowana, a klienci z czasem sami ocenią nasze starania. W naszych procedurach akredytacyjnych mamy ściśle określone terminy załatwiania kolejnych etapów procesu akredytacji. Zdefiniowane są również terminy dla klientów. Policzyliśmy, że sumaryczny czas „dla klienta”, to ok. 12 miesięcy. W przypadku, gdy klient wykorzysta maksymalny czas dla siebie – dany mu na usunięcie nieprawidłowości, a PCA załatwiało swoje obowiązki „od ręki” – to już mamy procedurę trwającą rok. Oczywiście nie chcę, by to było zrozumiane, że cała wina leży po stronie klienta. Dokonaliśmy przeglądu naszych procedur pod względem czasochłonności i sprowadziliśmy je do niezbędnego minimum. Apelujemy do wszystkich, by ci, którzy kompletują wnioski, byli do tego merytorycznie przygotowani. Często zdarza się, że dopiero po złożeniu wniosku, który jest źle przygotowany, rozpoczyna się wielomiesięczna „edukacja klienta”. Tacy klienci zawyżają nam średnią statystyczną, która teraz wynosi ok. 11 miesięcy.

 

Lucyna Olborska: Gdy razem zaczynaliśmy tutaj pracę, cele mieliśmy wyraźnie wytyczone. Wszystkie poprzednie przeglądy zarządzania wskazywały na te same cele. Mimo to, nie do końca były realizowane. Postanowiliśmy działać inaczej. Główne cele podzieliliśmy na małe etapy. Te małe etapy są monitorowane i analizowane bardzo dokładnie, a sprawy zaległe lub przeterminowane – sprawozdawane i korygowane. W ten sposób powoli, ale skutecznie wyszliśmy z zaległości. Klienci są bardziej zadowoleni z naszej pracy.

 

 

E.W.R.: Problem też w tym, że następuje przemodelowanie naszej aktywności. Do tej pory ukierunkowani byliśmy na nowe akredytacje. Od jakiegoś czasu liczba nowych akredytacji spada. Obecnie mamy ok. tysiąca akredytowanych laboratoriów. Zbliżamy się do stanu wysycenia rynku. 90% aktywności PCA stanowią obecnie procesy nadzoru i ponowne akredytacje.

 

L. O.: Przed naszą rozmową przeglądałam informacje o podobnych europejskich jednostkach. Znalazłam dane potwierdzające słowa pana dyrektora. Sprawa dotyczy wysycenia rynku. W Polsce, w ostatnich dwóch latach, zanotowano duży przyrost nowych akredytacji (z 700 do ponad 900), w tym samym czasie inna europejska instytucja akredytująca miała 1100 laboratoriów akredytowanych i do dzisiaj ta liczba się nie zmieniła. Oczekujemy na podobne zjawisko w Polsce.

 

E.W.R.: Zwiększenie zatrudnienia było nakazem chwili. Taka potrzeba istniała w PCA od dawna. Z różnych względów działania w tym kierunku były mało efektywne. Może dlatego, że trudno było znaleźć odpowiednio dobrych kandydatów. Kryzys na rynku – w ubiegłym roku i na początku roku bieżącego – jest dla nas szansą. W drugiej połowie ubiegłego roku zatrudniliśmy siedem osób, w tym już kolejnych osiem. Do końca 2010 roku chcemy przyjąć jeszcze trzy osoby, co da około 20 – procentowy wzrost zatrudnienia w skali roku. Do tej pory każdy specjalista realizujący procesy zajmował się 80 – 90 klientami, to o wiele za dużo. Przy takiej liczbie nie można było na bieżąco ich obsługiwać. Myślę, że 50, to optymalna liczba procesów, która powinna przypadać na jednego pracownika. W najbliższym czasie planujemy wdrożyć nowe narzędzia informatyczne wspomagające procesy. Musimy znaleźć równowagę pomiędzy liczbą zatrudnionych osób, a możliwościami nowego systemu informatycznego. W przyszłym roku będziemy w stanie określić docelową, konieczną liczbę pracowników PCA. Pracowników musi być tylu, by mogli sprawnie, kompetentnie i terminowo prowadzić określoną liczbę procesów, a proces procesowi nie jest równy – różni się liczbą zatrudnionych w laboratorium, liczbą metod akredytowanych, a i predyspozycje pracowników też są różne itd.

 

L.O.: Za każdą akredytacją stoi klient, który ma swoje oczekiwania, np. wygranie przetargu. Nie obchodzą go „obiektywne” przesłanki opóźnienia procesu i procedury wewnętrzne. Dla mnie największym sukcesem jest to, że udało nam się osiągnąć taki poziom, jaki mamy dzisiaj, tj. praktycznie zaległości w prowadzonych procesach nie przekraczają 1% w ogólnej ich liczbie. To uporządkowanie wymagało przyjęcia nowych osób do pracy, by mogła ona być wykonywana terminowo.

 

 

E.W.R.: Tak – to laboratoria diagnostyki medycznej. Ich liczbę trudno oszacować, różne źródła wymieniają różne wielkości – nawet do 4000. Sam korzystam z usług takich laboratoriów raz lub dwa razy w roku. Po otrzymaniu wyników mam wątpliwości. Czy to moje wyniki? Nie mam żadnej pewności. W tym obszarze mówi się o pewności wyniku na poziomie od 20% do 60%. Dla osoby sprawdzającej swój stan zdrowia jest on nie do przyjęcia. Do dzisiaj mamy 7 (!) akredytowanych laboratoriów diagnostyki medycznej. Są to laboratoria w dużych sieciach medycznych. Nie ma wymogu prawnego, by laboratoria poddawały się akredytacji. Do niedawna nie było nawet żadnych wymagań dotyczących kwalifikacji personelu w laboratoriach diagnostyki medycznej. Dopiero działania Krajowej Izby Diagnostów Laboratoryjnych sprawiły, że kierownikiem takiego laboratorium może być tylko wykwalifikowany diagnosta laboratoryjny. Muszę zdementować mit o wysokich kosztach akredytacji. Parę dni temu dotarło do nas pytanie o koszt akredytacji laboratorium diagnostyki medycznej, przy parametrach: 5 osób, 700 tys. analiz rocznie. Koszt akredytacji wyniósłby kilka tysięcy złotych, a opłata roczna za udział w systemie 3 tys. zł. Proszę to porównać do przychodu laboratorium, zakładając że koszt przeciętnej analizy to ok. 5 zł. Akredytacja może wydawać się droga, jeżeli nie wykorzystuje się jej do celów zarobkowych. Jeśli jest czynnikiem podnoszącym wiarygodność sprzedawanych usług, to – jako koszt uzyskania przychodu, czy jako część działań marketingowych – nie jest droga.

 

L.O.: Boli nas to, że tak mało – z tych kilku tysięcy laboratoriów w Polsce – zwraca się do PCA o akredytację. Kondycja tych laboratoriów jest podobna do kondycji naszej służby zdrowia, bo najczęściej laboratoria zlokalizowane są w jej strukturach. Na tle liczby akredytowanych laboratoriów diagnostyki medycznej w Europie wyglądamy bardzo źle. W innych krajach fundusze zdrowia nie płacą za usługi laboratoryjne jednostkom nieakredytowanym. Przerażające są wnioski z ankiety przeprowadzonej na temat wiarygodności wyników analiz i systemów zarządzania laboratoriów diagnostyki medycznej. Pokazały one, że część z tych laboratoriów nie ma wdrożonego żadnego systemu potwierdzającego wiarygodność wyników. Laboratoria tłumaczą się brakiem pieniędzy na, np. materiały odniesienia. Bez nich wynik nie ma żadnej wartości, jest niewiarygodny. W obecnym systemie prawnym uregulowane są zasady funkcjonowania laboratoriów diagnostyki medycznej, powinny one mieć system zarządzania i zapewnienia jakości. Bezwzględnym wymogiem jest poddawanie się badaniom biegłości. Rozporządzenia zawierają wymagania, jednak nie ma żadnego narzędzia, które egzekwowałoby te wymagania. Jeśli wymogiem byłaby akredytacja, to my – w imieniu rządu – sprawowalibyśmy nadzór…

 

E.W.R.: …natomiast nasza kompetencja i wiarygodność jest z kolei potwierdzona ocenami przeprowadzanymi przez zespoły ewaluatorów EA, w ramach wielostronnego porozumienia (EA MLA). Łatwiej byłoby mi zaakceptować tę sytuację, gdyby laboratoria się nie akredytowały, ale miały wdrożony systemy zarządzania lub choćby zasady dobrej praktyki laboratoryjnej. Nie wiem, jak skonstruowane są polisy od odpowiedzialności cywilnej w tym sektorze, z pewnością właściciel akredytowanego laboratorium diagnostyki medycznej mógłby spać spokojniej.

 

 

L.O.: Akredytacja w zakresie elastycznym może dotyczyć nie tylko laboratoriów, ale również jednostek certyfikujących i jednostek inspekcyjnych. W maju 2009 roku PCA wydało dokument, w którym przedstawiliśmy naszą politykę, wymagania oraz procedury w procesie akredytacji w zakresie elastycznym laboratoriów. Przed nami jeszcze wydanie podobnego dokumentu dla jednostek certyfikujących i inspekcyjnych. Obserwujemy duże zainteresowanie tą formą akredytacji, odpowiadamy na wiele pytań listowych i telefonicznych. Udzielone są już pierwsze akredytacje w zakresie elastycznym. Dla nas od początku było jasne, w którym obszarze wniosków o akredytacje w zakresie elastycznym będzie najwięcej. To jest, przede wszystkim, obszar badań chemicznych. Wszędzie tam, gdzie akredytowane są metody, w których wymieniono całą listę oznaczanych np. pierwiastków, najłatwiej wymienić tę listę na obszar elastyczny, a uzupełniać ją bez potrzeby zmiany zakresu akredytacji. Korzyść dla laboratoriów jest ogromna, zwłaszcza gdy laboratorium dynamicznie zmienia zakres akredytacji swojej działalności, pojawiają się nowe aktywności. Tam akredytacja elastyczna jest niezwykle potrzebna, bo laboratorium może szybko odpowiadać na potrzeby rynku, bez konieczności zwracania się do PCA z nowym wnioskiem. Dla nas ta nowa forma akredytacji, to nowe doświadczenie, które jest pewnym utrudnieniem, bo to ocena niestandardowa. Podstawowa różnica pomiędzy zakresem stałym akredytacji, a zakresem elastycznym polega na tym, że stały zakres akredytacji – to jest szczegółowy spis metod, do wykonywania których laboratorium jest kompetentne. Natomiast zakres elastyczny – jest to przedstawienie kompetencji laboratorium, opisane w taki sposób, żeby działalność laboratorium w tym właśnie zakresie, określonym pewnymi granicami, mogła się zmieścić. Zakres jest ściśle określony i ściśle przestrzegany, i kontrolowany przez jednostkę akredytującą. Nie ma obowiązku udzielania akredytacji w zakresie elastycznym, to jednostka akredytująca decyduje, czy taka akredytacja będzie udzielona. Każdy proces udzielania akredytacji w zakresie elastycznym jest indywidualnie prowadzony, nie mamy żadnych szablonów, do których moglibyśmy przykładać poszczególne wnioski.

 

 

E.W.R.: Jeśli decyzję podejmuje specjalista z dużym doświadczeniem i właściwymi kompetencjami, to należy ją uznać za obiektywną. Dodatkowo, nigdy – co do zasady – decyzja nie jest podejmowana przez jedną osobę; stosowany jest wielostopniowy system decyzyjny.

 

 

L.O.: Na polskim rynku – i poza nim – działają oprócz akredytowanych, organizatorzy badań biegłości, którzy nie są akredytowani, ale muszą być kompetentni. Kompetencje można osiągnąć w różny sposób. Najlepszym dowodem potwierdzającym kompetencje jest akredytacja organizatora badań biegłości. Badania porównawcze są tylko wycinkiem badań biegłości, zestawem wyników bez opracowania statystycznego i końcowej oceny. Na pytanie: czy można akredytować same badania porównawcze? odpowiedź brzmi: nie. PCA rozpoczęło akredytowanie organizatorów badań biegłości w kwietniu 2007. Pierwszy proces zakończyliśmy w ubiegłym roku. Obecnie jesteśmy w trakcie 2-letniego okresu przejściowego na normę ISO/IEC 17043 – opisującą zasady akredytacji organizatorów badań biegłości, nie ma jeszcze jej polskiej wersji językowej. W tej chwili trzy wnioski są w trakcie procesu akredytacji, dotyczą one programów badań paliw.

 

 

L.O.: Tak. Zakres akredytacji dla organizatora badań biegłości opisuje obiekty badań i identyfikuje programy. Pierwszy akredytowany organizator badań biegłości, to jest jednostka organizująca badania biegłości w obszarze wzorcowań.

 

 

E.W.R.: Tego typu pytania należałoby zadać osobom odpowiedzialnym za przygotowanie laboratorium do procesu akredytacji. Gdy auditor wchodzi do laboratorium, by je ocenić, nie pyta kto szkolił kadrę. Nie naszym zadaniem jest prowadzenie takiego dochodzenia. Po pierwszym audicie klient sam wie czy był dobrze, czy źle przygotowany. A osobom, które dopiero przymierzają się do złożenia wniosku należałoby poradzić, by same zbadały rynek szkoleń – zasięgnęły opinii osób, które uczestniczyły w takich szkoleniach. My robimy wszystko, co możemy, by poprawić swoją efektywność dydaktyczno-szkoleniową. W zeszłym roku zwiększyliśmy liczbę szkoleń o 50%.

 

L.O.: Wczoraj dotarł do PCA mail z pytaniem, czy trzeba ukończyć szkolenia we wszystkich obszarach, w których ubiega się o akredytację. Odpowiedzieliśmy tak: norma ISO/IEC 17025, jak i każda inna norma dotycząca akredytacji wymaga, aby personel był kompetentny. I zgodnie z tymi zapisami my oceniamy personel. W jaki sposób te kompetencje zostaną osiągnięte: czy poprzez samokształcenie, na szkoleniach w kraju czy zagranicą, kursy organizowane przez firmę X czy Y, nie jest istotne. W tym obszarze jest duża nieświadomość po stronie laboratoriów. Bo jeśli mówimy o ocenie szkoleń, to przecież różne kwestie możemy oceniać. Realną wartość ma tylko wiedza wyniesiona z tego szkolenia i umiejętność jej wykorzystania w praktyce. Laboratorium powinno mieć dowody, że ta wiedza została przez nich we właściwy sposób zaimplementowana. Od zeszłego roku zmieniliśmy nasze podejście do szkoleń otwartych organizowanych przez PCA. Staramy się rozszerzać ofertę – widać to na naszej stronie internetowej. Mamy nową formę szkoleń, to szkolenia połączone, gdzie nie trzeba dwa razy przyjeżdżać do Warszawy, żeby poznać wymagania normy i być auditorem wewnętrznym.

 

E.W.R.: Inną, stosowaną przez nas formą kształcenia, jest współorganizowanie z różnymi uczelniami studiów podyplomowych. Obecnie podpisaliśmy stosowne porozumienia z Wydziałem Chemii Uniwersytetu Warszawskiego oraz z Instytutem Metrologii, Elektroniki i Automatyki Wydziału Elektrycznego Politechniki Śląskiej, i uczestniczymy w realizacji studiów podyplomowych.

 

 

E.W.R.: Wielką trudnością jest utrzymywanie kontaktów z naszymi klientami. Akredytowanych laboratoriów jest prawie 1000. Każda akredytacja dotyczy innego obszaru. Staramy się znaleźć formułę spotkań lub innego sposobu na zacieśnienie kontaktów z naszymi klientami. Mamy pomysł na dwa seminaria-warsztaty, które odbędą się jesienią. Tematyka ustalona zostanie wspólnie z zainteresowanymi laboratoriami. Propozycje tematów do poruszenia (określonych w drodze ankiety) pogrupujemy w większe bloki i przygotujemy krótkie wystąpienia, zagadnienia bardziej szczegółowe – indywidualne, rozpatrywać będziemy równolegle w małych grupach – przy „stolikach eksperckich”. Musimy się liczyć z bardzo dużą liczbą uczestników. Takie spotkanie mogłoby się odbyć w „Sali pod Kopułą”, w budynku Ministerstwa Gospodarki.

 

L.O.: Sygnał o bezwzględnej konieczności zorganizowania takich spotkań otrzymaliśmy na ostatnich targach EuroLab, a wcześniej, na konferencji w sprawie Rozporządzenia 765. Przepełnione sale jednoznacznie świadczyły o ogromnym zainteresowaniu tematyką związaną z akredytacją. Obecny na konferencji przewodniczący European Co-operation for Accreditation (EA) Graham Talbot, zdziwiony wielką frekwencją powiedział, że w Wielkiej Brytanii nigdy nie udało się w jednej sali, na jednym spotkaniu, zgromadzić takiej liczby zainteresowanych.

 

E.W.R.: Zadanie uzupełniania i aktualizowania wiedzy staje się priorytetowym – obok samej akredytacji – celem

 

 

E.W.R.: Spotkałem się z panią prof. dr hab. Marią Orłowską, sekretarzem stanu w Ministerstwie Nauki i Szkolnictwa Wyższego, która nadzoruje instytuty naukowe. Pani minister była zaskoczona niektórymi argumentami, które jej przedstawiłem, a które przemawiają za przyznawaniem – przy ocenie parametrycznej – punktów za posiadaną akredytacją. Ustaliliśmy, że wystąpię z pismem w tej sprawie. Zawarłem w nim kilka powodów, dla których, naszym zdaniem, punkty powinny być przyznawane. Za najważniejszy uznaję ten, że przecież warunkiem przystąpienia przez jednostkę naukową do niektórych projektów europejskich jest posiadanie akredytowanego laboratorium. Mam świadomość, że w ramach akredytacji nie da się zrobić odkrycia. Jednak akredytacja jest dowodem na to, że odkrycie jest wiarygodne. Na list nie otrzymałem jeszcze odpowiedzi*.

 

 

L.O.: Ten dokument składa się informacji, które – według naszego doświadczenia, wiedzy i dokumentów opisujących proces akredytacji – musieliśmy opracować dla każdego auditora. Zapisy kodeksu zobowiązują auditora do odpowiedzialnego, właściwego i rzetelnego zachowania w czasie całego procesu oceny. Bardzo istotną kwestią jest niezależność auditora, zarówno kontraktowego, jak i etatowego pracownika PCA. Jest to niezależność we wszystkich aspektach, żadna ocena nie będzie wiarygodna, jeśli nie będzie niezależna, gdy wystąpią jakiekolwiek wątpliwości. Przed rozpoczęciem procesu oceny pytamy o ewentualne powiązania auditora z ocenianym podmiotem. Oświadczenie o ich braku zawarte jest w umowie.

 

E.W.R.: Polityka antykorupcyjna w PCA powstała niedawno. W 2008 roku, w zaleceniach pokontrolnych, NIK zwróciła uwagę na potencjalne zagrożenie korupcyjne – w kontekście rezerwacji hotelu i zapewniania wyżywienia auditorowi przez podmiot ubiegający się o akredytację. Stworzenie kodeksu i całej polityki antykorupcyjnej należy postrzegać jako działanie wyprzedzające. Tak jak w procesie akredytacji – działania zapobiegawcze – ponieważ o faktach, które mogłyby zwiastować zjawiska korupcyjne nic nie wiemy. Chociaż musimy mieć świadomość, że w sytuacji, w której jest ktoś, komu zależy na czymkolwiek i jest ktoś, od kogo zależy cokolwiek, zagrożenie korupcją może wystąpić. Dlatego, po wnikliwej analizie wszystkich dokumentów i sytuacji – analizie ryzyka korupcyjnego, wnieśliśmy pewne poprawki do planu szkoleń, do umów z auditorami. Wprowadzamy zmiany w systemie współpracy z auditorami i laboratoriami oraz pomiędzy nimi, musimy opracować jeszcze kodeks pracownika PCA. Ze wszystkich tych składników stworzyliśmy politykę antykorupcyjną PCA. Kompetencje, wiarygodność i bezstronność – to nasze trzy „cnoty główne”, którymi musimy kierować się w codziennej pracy.