Krzysztof Wołowiec

Zakupy są nieuniknionym procesem w działalności laboratoryjnej. Obejmują swoim zakresem zarówno usługi dostarczane do laboratorium z zewnątrz jak również wyposażenie i materiały pomocnicze. Mamy z nimi do czynienia, gdy korzystamy z usług audytorów wewnętrznych spoza własnego personelu, gdy się szkolimy, kupujemy nowy chromatograf czy korzystamy z zewnętrznej obsługi informatycznej.

Kompetentne laboratorium, w szczególności laboratorium akredytowane lub powołujące się na działalność zgodnie z wymaganiami normy PN-EN ISO/IEC 17025 najczęściej wprowadza do swojego systemu zarządzania odpowiednią procedurę opisującą proces zakupów. Aby taka procedura była skuteczna, łatwa w realizacji a jednocześnie umożliwiająca uniknięcie przyszłych problemów związanych z dokonanym zakupem musi być dobrze opracowana i stosowana. Ponieważ proces zakupów jest prawdopodobnie jednym z częściej realizowanych procesów w laboratorium często odbywa się w sposób automatyczny przez powielanie utartych schematów. Warto przyjrzeć się własnej procedurze z uwzględnieniem przedstawionych poniżej sugestii.

Norma PN-EN ISO/IEC 17025 podaje przykłady zakupów w laboratorium, np.: wzorce pomiarowe i wyposażenie, wyposażenie pomocnicze, materiały eksploatacyjne i materiały odniesienia (jako wyroby) albo usługi wzorcowania, pobierania próbek, badań, utrzymania pomieszczeń i wyposażenia, usługi badań biegłości, oceny i auditowania (jako usługi) (punkt 6.6 Wyroby i usługi dostarczane z zewnątrz) wymagając również wdrożenia odpowiedniej procedury. W praktyce warto w takiej procedurze określić grupy zakupów. Podział na grupy powinien opierać się o takie kryteria jak np. rodzaj zakupów (np. wyposażenie pomiarowe, pomocnicze, usługi) lub częstotliwość zakupów (częste, sporadyczne, inwestycyjne, itp.) i generalnie powinien odpowiadać faktycznemu, często nieformalnemu podziałowi, który laboratorium stosuje na co dzień. Takie podejście ułatwi zarówno prawidłowy nadzór nad zakupami, nadzorowanie wyposażenia pomiarowego jak i ewentualnych prac niezgodnych z wymaganiami.

Istotnym elementem procedury zakupów powinno być planowanie. Ma to ważne znaczenie nie tylko ze względów ekonomicznych, ale również dla zapewnienia prawidłowej realizacji zadań stawianych przed laboratorium w tym zapewnienia ważności wyników badań/wzorcowań. Aby zaplanować zakupy warto wykorzystać przegląd zarządzania, tym bardziej, że realizacja inwestycji wymaga zaangażowania osób odpowiedzialnych za zapewnienie środków finansowych i/lub upoważnionych do zaciągania określonych zobowiązań w imieniu laboratorium (podmiotu gospodarczego). Do planowania należy uwzględnić dostępne dane w tym dane historyczne takie jak przewidywana liczba badanych próbek czy przyjęty harmonogram wzorcowań. Wskazówek można szukać również w oczekiwanej wartości sprzedaży (w przypadku laboratoriów komercyjnych) co również wymaga z reguły zaangażowania najwyższego kierownictwa. Dodatkowym atutem planowania jest fakt, że pomaga unikać przykrych niespodzianek, które mogą sparaliżować pracę laboratorium. W planach trzeba wziąć pod uwagę również wydatki dodatkowe zwłaszcza w przypadku inwestycji: np.: zakup aparatu z reguły nie ogranicza się do faktury od dostawcy. Konieczne jest uwzględnienie również kosztów związanych z jego uruchomieniem oraz ewentualnym wdrożeniem nowej metody.

Z tego względu ważne jest odpowiednie rozeznanie rynku. Nic nie zastąpi bezpośredniej rozmowy z różnymi dostawcami wyposażenia oraz jego użytkownikami. Doskonała okazja to wszelkiego rodzaju imprezy branżowe. Przykładem są targi Labs Expo, które odbędą się w Poznaniu, w dniach 26-27 kwietnia 2023 r. Tego typu wydarzenia dają możliwość bezpośredniego kontaktu zarówno z wieloma dostawcami jak i ich klientami a towarzyszące im sympozja i wykłady dodatkowo pozwalają uzupełnić wiedzę, która jest podstawą kompetentnego laboratorium. Przed zakupem wyposażenia warto poprosić potencjalnego dostawcę o listy referencyjne. Zasięgając opinii innych laboratoriów dobrym pomysłem jest wybrać te podmioty, których profil i skala działalności jest zbliżona do własnej. Przykładowe czynniki, które mogą wyraźnie wpłynąć na przyszły komfort użytkowania aparatu to:
• wymagane warunki środowiskowe,
• zużycie mediów,
• konieczne materiały eksploatacyjne, w tym ich dostępność, cena, częstotliwość wymiany,
• wymagane przez producenta przeglądy serwisowe,
• czas reakcji oraz koszt serwisu,
• wsparcie pogwarancyjne,
• poziom emitowanego przez urządzenie hałasu.

Wszystkie wyżej wymienione pozycje powinny być uwzględnione przy szacowaniu kosztów zakupu.
Procedura zakupów w kompetentnym laboratorium powinna również uwzględniać oceny zarówno dostawców jak i dostaw. Oznacza to konieczność wprowadzenia stosownych kryteriów, które pozwolą takiej oceny dokonać. Laboratorium powinno we własnym zakresie opracować sposób wykonywania takich ocen podobnie jak sposób wyboru dostawców. To praktyka, która pozwala unikać błędów i pozytywnie wpływa na wysoką jakość świadczonych usług.